Når du sender styrelsen en e-mail

Nedenfor finder du information om, hvordan styrelsen bruger og opbevarer dine personoplysninger, når du sender styrelsen en e-mail.

Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Dine personoplysninger vil indgå i vores sagsbehandlingssystem med det formål, at vi kan besvare henvendelser og behandle klager som led i varetagelsen af vores opgaver. Herudover behandles oplysningerne for at kunne opnå en effektiv og rationel sagsstyring. Endelig anvendes oplysningerne til at holde styr på, hvilke sager vi har behandlet, og til brug for fremsøgning af praksis.

Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen skal som offentlig myndighed følge de almindelige forvaltningsretlige regler og har derfor pligt til at journalisere efter offentlighedsloven. Det betyder, at de oplysninger, der er sendt til styrelsen, bliver journaliseret i vores sagsbehandlingssystem ved oprettelse af en sag.

Offentlighedslovens § 15, stk. 1, betyder, at dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.

Behandlingen af dine personoplysninger er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Hvis du har sendt os følsomme oplysninger, behandles disse i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.

Har du sendt os oplysninger om strafbare forhold er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.

Behandling af oplysninger om CPR-nummer sker med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Modtagere af dine personoplysninger
Det er Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen, der behandler din henvendelse og de oplysninger, vi har modtaget fra dig. Hvis det er nødvendigt for sagsbehandlingen, kan det være, at vi videregiver dine personoplysninger til andre offentlige myndigheder, nævn eller lignende. Det kan fx være til offentlige myndigheder, som skal bidrage til sagens oplysning.

Hvis vi modtager en anmodning om aktindsigt i den sag, som dine personoplysninger indgår i, skal vi normalt videregive oplysningerne, medmindre oplysningerne er fortrolige.

Vurderer vi, at henvendelsen ikke vedrører vores sagsområde, videresendes henvendelsen så vidt muligt til rette myndighed, jf. forvaltningslovens § 7, stk. 2. Du får besked, hvis vi videresender henvendelsen.

Opbevaring af dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger i vores journalsystem. Oplysningerne overføres løbende til Rigsarkivet efter arkivlovens regler og Statens Arkivers bestemmelser herom.

Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os og give besked herom.

Ret til at se oplysninger: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger om dig, som vi behandler, eller til at søge om aktindsigt.

Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder alene oplysninger, som ikke er journaliseringspligtige.

Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Kontakt
Dataansvarlig
Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen
Edvard Thomsens Vej 14
2300 København S
CVR-nr.: 27186386
Tlf.: 7221 8800
Mail: info@tbst.dk

Databeskyttelsesrådgiver
Tlf.: 41780531
Mail: dpo@tbst.dk

OBS:
Anvend Digital Post, hvis du sender følsomme eller fortrolige personoplysninger.
Sidst opdateret: 14.11.2018