1. Indledning og formål
Denne instruks beskriver den praktiske håndtering af indberetninger, der modtages via Trafikstyrelsens whistleblower-portal.
Instruksen har til formål at sætte den/de person(er) hos Trafikstyrelsen, der er udpeget som whistleblower-ansvarlig(e), i stand til at udføre den proces, der skal iværksættes ved modtagelsen af en indberetning gennem whistleblower-portalen.
Det vurderes på baggrund af den konkrete sag, om det er nødvendigt med advokatbistand.
2. Whistleblowerordningens anvendelsesområde
Trafikstyrelsens whistleblowerordning drives på en it-portal leveret af Statens It.
Whistleblower-portalen giver mulighed for at foretage indberetninger anonymt. Whistleblower-portalen giver endvidere indberetteren mulighed for at oprette en sikker postboks på whistleblower-portalen, hvorigennem indberetteren kan sende og modtage meddelelser fra Trafikstyrelsen under fortsat anonymitet. Indberetteren kan dog fravælge anonymitet ved at angive navn og kontaktoplysninger i forbindelse med en indberetning.
Whistleblower-portalen er tilgængelig via Trafikstyrelsens, Taksationssekretariatets, Minksekretariatets og Bornholms Lufthavns hjemmesider, og den kan tilgås af enhver. Ordningens anvendelsesområde er imidlertid begrænset som beskrevet nedenfor i punkt 2.1.
3. Ansvar, dokumentation og reference
Trafikstyrelsens whistleblower-ansvarlige er ansvarlige for såvel håndteringen af den indledende vurdering, jf. pkt. 5.1, og den videregående undersøgelse af indberetningen.
Sekretariatschefen for Ledelsessekretariatet hos Trafikstyrelsen er som udgangspunkt whistleblower- ansvarlig. Kun i tilfælde af, at en indberetning vedrører sekretariatschefen selv, eller at sekretariatschefen i øvrigt er inhabil, vil ansvaret for den enkelte indberetning overgå til andre, jf. punkt 4 og 8.
Trafikstyrelsen er dataansvarlig for whistleblowerordningen.
Statens IT er som leverandør af whistleblowersystemet ansvarlig for de forhold, der følger af databehandleraftalen mellem Trafikstyrelsen og Statens It.
4. Indberetning
Indberetninger til whistleblower-ordningen foretages på Trafikstyrelsens whistleblowerportal, der leveres af Statens It.
Så snart en indberetning er foretaget på whistleblower-portalen, modtager sekretariatschefen for Trafikstyrelsens Ledelsessekretariat og den vicedirektør, som er ansvarlig for Ledelsessekretariatet, underretning via e-mail/sms om, at indberetningen er modtaget.
Ledelsessekretariatet fungerer herefter som umiddelbar sagsbehandler og er i den forbindelse ansvarlig for, at:
- Foretage underretning til indberetteren, jf. punkt 6
-
Foretage en indledende vurdering af indberetningen, jf. punkt 5.1, og eventuelt orientere direktionen om indberetningen
-
Videregive resultatet af den indledende vurdering til den vicedirektør, som er ansvarlig for Ledelsessekretariatet, jf. punkt 5.2 og 5.3
Sekretariatschefen for Ledelsessekretariatet og de medarbejdere, der bistår sekretariatschefen, foretager umiddelbart efter delagtiggørelsen i en indberetning en vurdering af, om vedkommende er inhabile, jf. punkt 8.
Er sekretariatschefen inhabil, er det den vicedirektør, som er ansvarlig for Ledelsessekretariatet, som er ansvarlig for sagen hos Trafikstyrelsen. Såfremt både vicedirektøren og sekretariatschefen for Ledelsessekretariatet er inhabile, overgår sagen til direktøren for Trafikstyrelsen.
Er direktøren inhabil, overgår sagen til behandling i departementet.
5. Undersøgelse af indberetningen
5.1. Indledende vurdering af det indberettede forhold
Når sekretariatschefen for Ledelsessekretariatet har modtaget underretning om en indberetning i whistleblower-portalen, foretages en indledende vurdering af indberetningen med henblik på at påse, at:
- indberetningen vedrører et forhold, der falder inden for whistleblower-ordningens anvendelsesområde
- indberetningen er foretaget om en person eller anden interessent omfattet whistleblower-ordningen
- indberetningen ikke er åbenbart grundløs
Ved vurderingen af, om en indberetning vedrører et forhold, der falder inden for whistleblower- ordningens anvendelsesområde, vil sekretariatschefen med udgangspunkt i kriterierne anført under punkt 2.1.3 vurdere, om der er tale om en alvorlig forseelse eller et mindre væsentligt forhold, der skal indberettes via Trafikstyrelsens sædvanlige rapporteringskanaler.
Ved vurderingen af, om indberetningen er foretaget om en person eller anden interessent omfattet whistleblower-ordningen, tages udgangspunkt i den personkreds, der er anført under punkt 2.1.1 og 2.1.2.
Hvis indberetningen vurderes både at vedrøre et forhold, der falder inden for whistleblower-ordningens anvendelsesområde, og at være foretaget om en person eller anden interessent omfattet whistleblower- ordningen, foretager sekretariatschefen en vurdering af, om indberetningen er åbenbart grundløs. Dette vil være tilfældet, hvor det klart kan konstateres, at det indberettede forhold er indberettet på et falsk eller opdigtet grundlag. Hvis indberetningen ikke umiddelbart kan afvises, er den ikke åbenbart grundløs.
5.2. Indberetninger der falder uden for whistleblower-ordningen eller er åbenbart grundløse
Vurderer sekretariatschefen, at indberetningen falder uden for rammerne af whistleblowerordningen, eller at indberetningen er åbenbart grundløs, orienteres vicedirektøren herom med indstilling om, at indberetningen afvises i whistleblowerordningen og eventuelt videresendes til behandling i relevant fagkontor, henvises til indberetning gennem Trafikstyrelsens almindelige rapporteringskanaler eller lignende.
Det er herefter vicedirektøren, der træffer afgørelse om, hvorvidt sagen skal afsluttes i whistleblowerordningen og i den forbindelse eventuelt henvises til behandling i relevant fagkontor.
5.3. Indberetninger der falder inden for whistleblowerordningen
Hvis sekretariatschefen vurderer, at indberetningen falder inden for whistleblower-ordningen og ikke er åbenbart grundløs, forelægger sekretariatschefen sin vurdering for vicedirektøren sammen med en indstilling til indberetningens videre behandling, herunder om sagens karakter nødvendiggør advokatbistand.
Det er herefter vicedirektøren, der træffer afgørelse om indberetningens videre behandling, herunder om advokatbistand.
Sekretariatschefen vil herefter på baggrund af vicedirektørens afgørelse være ansvarlig for, at der iværksættes en videregående undersøgelse af det indberettede forhold eventuelt med inddragelse af advokatbistand i tilrettelæggelsen og udførelsen af undersøgelsesprocessen.
6. Underretning af personer der har foretaget en indberetning
Senest syv dage efter sekretariatschefen har modtaget underretning om en indberetning i whistleblower- ordningen, skal Ledelsessekretariatet underrette indberetteren om, at indberetningen er modtaget, forudsat at indberetteren har angivet sine kontaktoplysninger eller oprettet en sikker postboks på whistleblowerportalen.
Senest tre måneder fra den indledende underretning af indberetter skal Ledelsessekretariatet give indberetter feedback på dennes indberetning.
Indberetteren har ikke krav på information om, hvilke tiltag Trafikstyrelsen iværksætter på baggrund af indberetningen. I hvilket omfang indberetteren skal orienteres herom, fastlægges konkret under hensyn til karakteren af den enkelte indberetning.
7. Underretning af personer der registreres oplysninger om
Eventuelle personer, der indsamles oplysninger om i forbindelse med en indberetning i whistleblower- ordningen, herunder de personer indberetningen vedrører, skal orienteres i overensstemmelse med de persondataretlige regler.
Orientering af den eller de indberettede og eventuelle andre berørte personer foretages, når den indledende vurdering efter punkt 5.1 er afsluttet.
Hvis det vurderes, at der er en betydelig risiko for, at underretningen vil bringe den videregående undersøgelse af det indberettede forhold og/eller muligheden for at fremskaffe yderligere beviser i fare, kan orienteringen udskydes, indtil risikoen ikke længere eksisterer i overensstemmelse med reglerne i databeskyttelseslovens § 22.
8. Inhabilitet
Når en person er whistleblower-ansvarlig og/eller sagsbehandler i Trafikstyrelsen, skal personen påse, at vedkommende ikke er inhabil i forhold til undersøgelsen af whistleblower-indberetningen.
Er personen inhabil, kan vedkommende ikke (længere) være whistleblower-ansvarlig/sagsbehandler i forhold til indberetningen, og personen må derfor heller ikke på nogen måde deltage i undersøgelsen af det indberettede forhold.
Inhabilitet foreligger hvor:
- Personen har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald, fx hvor vedkommende selv har indberettet en mistanke, eller er den, der er indberettet om.
- Indberetningen vedrører en person, der har nær familiemæssig tilknytning til vedkommende, fx en ægtefælle eller samlever, forældre, søskende, børn eller børnebørn.
- Indberetningen under andre omstændigheder er egnet til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed, fx hvor personen har et meget nært venskab eller omvendt et tydeligt uvenskab med den, der er indberettet om.
Meddelelsespligt
Er et eller flere af ovennævnte forhold til stede, skal personen straks orientere sekretariatschefen herom og udtræde af undersøgelsen. Orientering til sekretariatschefen skal også ske, hvis personen er i tvivl om, hvorvidt et af ovennævnte forhold er til stede.
Såfremt det er sekretariatschefen, der anser sig for inhabil, skal denne orientere den vicedirektør, der er ansvarlig for Ledelsessekretariatet, og direktøren herom.
Tidspunktet for forpligtelsens indtræden
Både personer, der er sagsbehandlere og/eller whistleblower-ansvarlige, er forpligtet til at sikre, at inhabilitet ikke foreligger på det tidspunkt, hvor vedkommende involveres i sagen, fx ved modtagelsen af indberetningen eller ved inddragelsen i undersøgelsen, og forpligtelsen ophører først ved afslutningen af undersøgelsen