Infrastrukturforvaltere, jernbanevirksomheder, andre virksomheder med sikkerhedscertifikat, veterantogsorganisationer samt veteranbaner skal senest den 1. marts hvert år indberette ulykker og forløbere for ulykker til Trafikstyrelsen for det forudgående kalenderår.
I bekendtgørelsen om indberetning af data vedrørende ulykker og forløbere for ulykker til Trafikstyrelsen er det fastsat, hvilke oplysninger virksomhederne skal indberette.
Trafikstyrelsen anvender oplysningerne til at drive og vedligeholde en database over ulykker og forløbere for ulykker på jernbaneområdet, som gør det muligt løbende at vurdere, om sikkerheden opretholdes i forbindelse med jernbanedriften.
Indberetningen skal ske elektronisk ved indberetning til Trafikstyrelsens indberetningsportal. Indberetning skal ske ved enten at indtaste data direkte i Trafikstyrelsens indberetningsportal eller ved at uploade data i en indberetningsfil (OIOXML-format) til Trafikstyrelsens indberetningsportal. Veteranbaner og veterantogsorganisationer kan alternativt vælge at indberette ved at udfylde og indsende en indberetningsblanket med de relevante oplysninger til Trafikstyrelsen.