Infrastrukturforvaltere, jernbanevirksomheder, andre virksomheder med sikkerhedscertifikat samt veteranbaner skal senest den 1. marts hvert år indberette ulykker og forløbere til ulykker til Trafikstyrelsen for det foregående år.
I bekendtgørelsen om indberetning af data vedrørende ulykker og forløbere til ulykker m.v. til Trafikstyrelsen er det fastsat, hvilke oplysninger virksomhederne skal indberette.
Trafikstyrelsen anvender oplysningerne til at drive og vedligeholde en hændelsesdatabase, som gør det muligt løbende at vurdere, om sikkerheden opretholdes i forbindelse med jernbanedriften.
Indberetningen skal foregå ved at registrere i en sikkerhedsdatabase virksomhederne får tilsendt fra Trafikstyrelsen, og anvende den indbyggede eksportfunktion. Veteranbaner kan alternativt vælge at udfylde og indsende en blanket med de relevante oplysninger.