Anlæg og drift af en letbane er typisk et meget komplekst forløb. Styrelsen arbejder derfor dialogbaseret.
Ved store anlægsprojekter, som fx etablering af nye letbaner, vil styrelsen som tidlig som mulig i processen begynde dialogen med de relevante parter, dvs. de kommende ansøgere. Denne dialog vil typisk begynde flere år, før den nye letbane skal tages i brug.
Formålet er at sikre, at der mellem ansøger og styrelsen er en fælles forståelse af projektets omfang og dermed også det godkendelsesforløb, som ansøgeren skal igennem. Styrelsen er således allerede i tæt og løbende dialog med fx Odense Letbane og Hovedstadens Letbane.
Når de enkelte projekter når så langt i deres forberedelse, at de er klar til at indsende endelige ansøgninger, så har styrelsen en række servicemål, som tilsiger, at sagsbehandlingen af de endelige ansøgninger skal kunne gennemføres på fire måneder. Sagsbehandlingen kan dog tage længere tid, hvis der er forhold i ansøgningsmaterialet, som ikke er tilstrækkelig belyst eller dokumenteret.