Nedenstående øvelsesvejledning er tænkt som en hjælp til havneadministrationerne i forbindelse med afholdelse af de obligatoriske øvelser.
Baggrund
Enhver dansk havn og havnefacilitet er i henhold til internationale og danske regler forpligtet til at afholde øvelser.
Hvorfor
Formålet med at gennemføre øvelser er at sikre, at havnen og havnefacilitetens ansatte er godt inde i alle de pålagte sikringsopgaver på alle sikringsniveauer.
Øvelser har også til formål at påvise eventuelle mangler i forbindelse med sikringen, der skal tages op.
Praktiske øvelser vil også kunne afdække, om de impliceredes adfærd og færdigheder er til stede i tilstrækkeligt omfang. Med andre ord "kan vi løfte de opgaver i praksis, som sikringsplanen indeholder".
Kun ved regelmæssige øvelser kan det sikres, at alle aspekter af sikringsplanen til stadighed holdes ajour, ligesom eventuelle uhensigtsmæssigheder eller direkte mangler tilrettes.
Hvornår
For havnefaciliteter skal der hver 3. måned afholdes øvelser, der tester de enkelte elementer i sikringsplanen, medmindre særlige omstændigheder taler for noget andet.
For havne og havnefaciliteter skal der derudover mindst 1 gang hvert kalenderår, således at der ikke er mere end 18 måneder imellem, afholdes en større øvelse.
Denne øvelse skal teste hele sikringsplanen for både havn og havnefaciliteter, herunder kommunikation, koordinering, ressourcetilgængelighed og reaktioner.
Mindst hver 3. gang skal den store øvelse for havnefaciliteterne være "full scale", dvs. en praktisk øvelse.
Hvem
Disse større øvelser kan, udover havnen og havnefacilitetens sikringsansvarlige, omfatte deltagelse af relevante myndigheder, rederiets sikringsansvarlige eller skibets sikringsofficer.
Af relevante deltagere kan eksempelvis nævnes: havnens sikringspersonale, havnevirksomhedernes sikringspersonale, skibenes og rederiernes sikringspersonale, figuranter, hjemmeværnet, beredskabet, private sikringsfirmaer, politiet og Trafikstyrelsen.
Hvis der er nedsat et udvalg for havnesikring, kan dette medvirke til planlægning af øvelser.
Hvordan
Det anbefales, at de sikringsansvarlige planlægger og gennemfører øvelserne på en sådan facon, at de er sikre på, at de kan løfte de opgaver deres sikringsplan pålægger dem.
Formelt skal øvelserne gennemføres på en af følgende måder:
- i fuld skala
- som skrivebordssimuleringer eller seminarer, eller
- som kombination med andre øvelser, såsom beredskabsøvelser
Minimum hvert 3. år skal den store øvelse for havnefaciliteter afholdes i fuld skala.
Der bør udpeges en øvelsesleder, som skriver en drejebog for øvelsen. Øvelseslederen fører en log under øvelsen og følger op på denne ved den senere evaluering. Alle de involverede bør deltage i denne evaluering.
Øvelsen skal skriftligt evalueres og føres ind i havnen og havnefacilitetens sikringsjournal. Hvis der gennemføres øvelser sammen med andet beredskab eller eksempelvis hjemmeværnet, bør PSO/PFSO’en deltage i skrivningen af drejebogen.
Dette er for at tilsikre, at havnen og facilitetens sikringsplan i tilstrækkeligt omfang tænkes ind i øvelsen.
En alternativ og uafhængig måde at gennemføre øvelser på er at hyre ekstern bistand til dette. Det kan f.eks. være en anerkendt sikringsorganisation.
Hvad
Da der i sagens natur er forskel på de forskellige havne og havnefaciliteters størrelse, infrastruktur, procedurer, aktiver og aktiviteter m.v., kan der ikke opstilles specifikke vejledninger om, hvordan øvelserne skal afholdes, og hvad der skal øves.
I øvelsesmæssig henseende er hver havn og facilitet en selvstændig enhed.
For at få ideer til øvelsesemner kan der hentes inspiration i ISPS-kodens del B, punkt 15.11.
For praktiske eksempler på øvelser henvises til vejledning om havnefacilitetssikring og EU’s øvelseshåndbog.
Dokumentation
Der skal føres dokumentation for afholdte øvelser. Dokumentationen kunne f. eks. være en log, der indeholder
- Øvelsens navn
- Dato for afholdelse af øvelsen
- Hvem deltog i øvelsen
- Elementer der indgik i øvelsen
- Evalueringens resultat
Øvelsesmaterialet skal, i lighed med det øvrige materiale om sikring, opbevares, så det ikke kommer til uvedkommendes kendskab.
Trafikstyrelsen kan forlange dokumentation for afholdte øvelser og skal orienteres, hvis øvelser ikke afholdes, samt om grunden herfor.
Der henvises i øvrigt til vejledning om sikring af havnefaciliteter samt øvelseskatalog for mere inspiration.