Nedenstående øvelsesvejledning er tænkt som en hjælp til havneadministrationerne i forbindelse med afholdelse af de obligatoriske øvelser.
Baggrund
Enhver dansk havn og havnefacilitet er i henhold til internationale og danske regler forpligtet til at afholde øvelser i maritim sikring.
Hvorfor
Formålet med at gennemføre øvelser er at sikre, at personer med sikringsmæssige opgaver, i relation til den specifikke havn og/eller havnefacilitet, har det fornødne kendskab til de pålagte sikringsopgaver på alle sikringsniveauer.
Kun ved regelmæssige øvelser kan det sikres, at alle aspekter af sikringsplanen til stadighed holdes ajour, og at personer med sikringsmæssige opgaver er i stand til at operationalisere sikringstiltagene. Det er gennem træning, at deltagerne opnår forståelse for deres roller og indbyrdes samarbejde, som i sidste ende styrker sikringstiltagene.
Øvelser har også til formål at påvise eventuelle mangler eller forbedringspotentiale i relation til sikringen, der evt. skal arbejdes videre med fremadrettet.
Hvornår
For havnefaciliteter skal der hver 3. måned afholdes øvelser, der træner de enkelte elementer i sikringsplanen.
De kvartalsvise øvelser skal fortrinsvis bestå af praktiske øvelser.
For havne og havnefaciliteter skal der derudover mindst 1 gang hvert kalenderår, og således at der ikke er mere end 18 måneder imellem, afholdes en større øvelse.
Mindst hver 3. gang skal den store øvelse for havn og havnefaciliteterne udføres i fuld skala, dette kan både være som praktisk udført (live) eller som dilemma- eller diskussionsbaseret øvelse. Det væsentlige i denne sammenhæng er, at øvelsen skal teste hele sikringsplanen for henholdsvis havn og havnefacilitet, med et særligt fokus på kommunikation, koordinering, ressourcetilgængelighed og reaktioner.
Hvem
De kvartalsvise øvelser administreres af havnefacilitetens sikringsorganisation.
Den store årlige øvelse skal, udover havnen og havnefacilitetens sikringsansvarlige, også omfatte en 3. part. Dette kan indebære deltagelse af relevante myndigheder, rederiets sikringsansvarlige eller skibets sikringsofficer samt øvrige med sikringsmæssige opgaver i relation til maritim sikring.
Følgende er tænkt som inspiration i forhold til inddragelse: Havnens og havnefacilitetens sikringspersonale, havnevirksomhedernes sikringspersonale, skibsmægler, stevedore, skibenes og rederiernes sikringspersonale, figuranter, hjemmeværnet, beredskabet, eksterne sikringsfirmaer, virksomheder på området, kommunen, politiet og Trafikstyrelsen.
Udvalget for havnesikring skal inddrages i planlægningsfasen og medvirke ved selve planlægningen af de store øvelser. Udvalget for havnesikringen vil ofte kunne bistå med viden, ressourcer og afdækning af interessenter og dermed understøtte øvelseslederen i sit arbejde.
Hvordan
Det anbefales, at de sikringsansvarlige planlægger og gennemfører øvelserne på en sådan måde, at det planlagte afspejler sikringsplanens væsentligste elementer.
Formelt skal øvelserne gennemføres på en af følgende måder:
- i fuld skala
- som skrivebordssimuleringer eller seminarer, eller
- som kombination med andre øvelser, såsom beredskabsøvelser
Ved anvendelse af praktiske øvelser vil man typisk, på en let og simpel måde, få afdækket de enkelte øvelsesdeltageres kompetencer og organisationens tilgængelige ressourcer i forhold til de opstillede forventninger i sikringsplanen. Med andre ord, så kigges der på spørgsmålet "kan vi i praksis løfte de opgaver, som sikringsplanen indeholder?".
For at sikre struktur på ramme og indhold for en øvelse kan der med fordel udpeges en øvelsesleder, som leder den specifikke øvelse igennem følgende faser:
Planlægningsfasen:
- Øvelsestype
- Formålsbeskrivelse (hovedformål/delmål)
- Interessentanalyse
- Ramme for øvelsen (tid, sted, ressourcer)
- Drejebog
Udførelsesfasen:
- Træning fremfor test
- Ind- og modspil (dilemmaer motiverer til læring)
- Øvelseslederen fører log over handlinger mm.
Evalueringsfasen:
- Dataindsamling (tider, registreringer, interviews)
- Vurdering
- Implementering (revision af sikringsplan)
- Formidling af nye tiltag til relevante
- for på den måde at sikre fastholdelse i den konkrete formålsbeskrivelse for øvelsen.
Øvelsen skal dokumenteres skriftligt i forhold til formål, øvelsestype, deltagere, dato og opnået læring. Hvis øvelsen afstedkommer en revidering af sikringsplanen, føres dette ind i havnen og havnefacilitetens sikrings- eller journallog, så der opnås sporbarhed, ligesom Trafikstyrelsen skal informeres.
Hvis der gennemføres øvelser sammen med andet beredskab, hvor den maritime øvelse er en del af noget større, skal PSO/PFSO’en sikre egen deltagelse i udfærdigelsen af drejebogen, således at der holdes fokus på de trusler som sårbarhedsvurderingen har beskrevet, og at sikringsplanens elementer i tilstrækkelig grad indtænkes.
En alternativ og uafhængig måde at gennemføre øvelser på er at hyre ekstern bistand til dette - det kan f.eks. være gennem en anerkendt sikringsorganisation.
Hvad
Da der i sagens natur er forskel på de forskellige havne og havnefaciliteters størrelse, infrastruktur, procedurer, aktiver og aktiviteter m.v., kan der ikke opstilles specifikke vejledninger om, hvordan øvelserne skal afholdes, og hvad der skal øves, hvorfor de ovenstående afsnit alene giver forslag til metodevalg og ikke konkret indhold. Der er ligeledes stor forskel på, hvorvidt der er tale om en kvartalsvis øvelse eller en årlig øvelse.
For at få ideer til øvelsesemner, kan der hentes inspiration i ISPS-kodens del B, punkt 15.11., hvor der findes en oplistning af trusselsscenarier. Sårbarhedsvurderingen for havnen eller faciliteten kan også hjælpe med at stille skarpt på et sårbart punkt, som en øvelse kan tage udgangspunkt i.
For praktiske eksempler på øvelser henvises til ”Inspiration til øvelser” og ”Port Security Awareness” som findes på vores hjemmeside.
Dokumentation
Der skal føres dokumentation for afholdte øvelser. Dokumentationen kan f.eks. være en log, der indeholder:
- Øvelsens navn
- Formålsbeskrivelse
- Øvelsestypen
- Dato for afholdelse af øvelsen
- Hvem deltog i øvelsen
- Elementer der indgik i øvelsen
- Opnået læring
- Handleplan for læringspunkter
- Revision af sikringsplanen
Øvelsesmaterialet skal, i lighed med det øvrige materiale om sikring, opbevares så det ikke kommer til uvedkommendes kendskab.
Trafikstyrelsen kan forlange dokumentation for afholdte øvelser og skal orienteres, hvis øvelser ikke afholdes, baggrunden herfor samt om forventet tidspunkt for afholdelse af øvelse til erstatning for den aflyste øvelse.