Det er en forudsætning for, at der er tale om postbefordring, at den udføres med en vis regelmæssighed. At en virksomhed indgår kontrakter om udførelse af enkeltstående transportopgaver vil således ikke i sig selv kræve tilladelse.
Ved postbefordring forstås i øvrigt erhvervsmæssig indsamling, sortering og/eller omdeling af adresserede forsendelser på op til 20 kg, herunder befordring til og fra udlandet.
Virksomheder, der udfører visse dele af postbefordringen, eksempelvis foretager indsamling og sortering af post med henblik på indlevering til en anden postvirksomhed, eller står for sidste led i det samlede forløb, omdelingen, skal også have tilladelse til at udøve postbefordring. En postvirksomhed vil dog ofte varetage alle led i processen.
Virksomheder, der alene står for trykning, kuvertering, pakning o. lign., falder uden for definitionen på postbefordring. Det samme gælder virksomheder, der alene varetager den fysiske transport af adresserede forsendelser.
Hvis en postvirksomhed som et led i postbefordringen benytter sig af selvstændige underleverandører, som på postvirksomhedens vegne f.eks. påtager sig at transportere og omdele forsendelserne, påhviler forpligtelserne og ansvaret i henhold til tilladelsen postvirksomheden som hovedentreprenør. Det betyder samtidig, at underleverandørerne ikke hver især skal have tilladelse.
Befordring fra ”dør til dør” som f.eks. kurértjeneste eller ”taxameter- kørsel” anses ikke for postbefordring. Befordring af gods (f.eks. pallegods) er ligeledes ikke postbefordring.
Virksomheder, der befordrer uadresserede forsendelser (reklamer o. lign.), skal ikke have tilladelse. Det samme gælder befordring af forsendelser, der vejer over 20 kg.